Rappels et messagesSelon le forfait
Créer des automatisations (courriel et SMS)
Envoyer un message avant ou après un rendez-vous, ou à la confirmation, au déplacement ou à l’annulation.
À quoi ça sert
Rappels plus tôt, remerciements, messages de suivi : un envoi par rendez-vous, jamais deux fois.
Avant de commencer
Rôle titulaire ou Gestionnaire. Le nombre d’automatisations actives dépend du forfait (Forfaits et limites). La tâche planifiée doit tourner (La tâche planifiée (cron) et ce qui en dépend).
Pas à pas
- Cliquez sur Automatisations. Au départ, trois modèles sont proposés : « Rappel 2 jours avant », « Merci après le rendez-vous », « Proposer un nouveau créneau après annulation ».
- Pour partir de zéro, descendez au formulaire Nouvelle automatisation : Nom, Pour quel type (ou « Tous les types »).
- Choisissez Quand : Rendez-vous confirmé, Rendez-vous annulé, Rendez-vous déplacé, Avant le rendez-vous, Après le rendez-vous.
- Pour Avant/Après, réglez Délai et Unité (minutes, heures, jours).
- Choisissez l’Action : Courriel au client, Courriel à moi, SMS au client.
- Écrivez Sujet (courriel) et Message avec les variables
{nom},{prenom},{titre},{date},{lieu},{lien},{visio},{hote}. - Laissez Active cochée et cliquez sur Enregistrer. Utilisez Essai pour recevoir un exemple, Pause/Activer pour suspendre, Supprimer pour effacer.
Résultat attendu
L’automatisation apparaît dans le tableau (Quand, Action, Statut Active ou En pause). « Message d’essai envoyé à … » confirme l’essai.
Astuces
- Les SMS partent seulement si le client a accepté les SMS à la réservation (Rappels par SMS pour le client).
- Les messages avant/après partent au passage de la tâche planifiée, pas à la minute près.
- Une version anglaise est possible : Automatisations en anglais.
Problèmes fréquents
- « Limite d’automatisations actives atteinte pour votre forfait. »
- Mettez-en une en pause ou changez de forfait.
- Le message ne part pas.
- Vérifiez que l’automatisation est Active, que le type correspond, que le délai est cohérent (par exemple « avant » ne s’applique pas à un rendez-vous déjà trop proche), et que la tâche planifiée tourne.
- Le SMS ne part pas.
- Le client n’a pas accepté les SMS, ou le fournisseur est « À corriger » (Brancher les rappels par SMS (Twilio ou Africa’s Talking)).
- Les variables apparaissent telles quelles.
- Vérifiez l’orthographe exacte, par exemple
{prenom}sans accent.